22 Вересень 2017
Пошук
Розширений пошук

Реєстрація

Логін
Пароль
Увійти
Реєстрація
ПОСИЛАННЯ

  

Верховна рада України
Кабінет міністрів України

 


Веб-портал органів державної влади та органів місцевого самоврядування Івано-Франківської області


Положення та рішення про архівний відділ
 На головну / Структурні підрозділи міської ради / Архівний відділ

ЗАТВЕРДЖЕНО: 

рішення міської ради

від 27.01.2015 р. № 2031-49/2015

 

ПОЛОЖЕННЯ

про архівний відділ Коломийської міської ради

 

         1. Загальні положення

        

       1.1 Архівний відділ Коломийської міської ради  (далі - Відділ), створений відповідно до Закону України “Про місцеве самоврядування в Україні” рішенням міської ради від 20.11.2002 року № 163.

         1.2 Відділ є виконавчим органом Коломийської міської ради (далі — міська рада).

         1.3 Відділ є підконтрольним  та підзвітним міській раді, підпорядкований виконавчому комітету міської ради та міському голові.

         1.4. У своїй діяльності відділ керується Конституцією України, законами України, актами Президента України і Кабінету Міністрів України, рішеннями обласної ради, розпорядженнями обласної державної адміністрації, рішеннями міської ради та її виконавчого комітету, розпорядженнями  міського голови, наказами Державної архівної служби України, державного архіву Івано-Франківської області, а також цим Положенням.

         1.5. Працівники, що працюють у відділі, є посадовими особами, які відповідно до даного Положення мають посадові обов’язки щодо здійснення організаційно-розпорядчих та консультативно-дорадчих функцій та отримують заробітну плату за рахунок міського бюджету.

         Призначаються на посаду на конкурсній основі або за іншою процедурою передбаченою законодавством України та звільняються з посади міським головою.

         1.6.  Відділ є правонаступником міського державного архіву.

         1.7.  Відділ має бланк, печатку із зображенням Державного Герба України і своїм найменуванням та штамп.

 

2. Основні завдання і функції відділу

 

          2.1. Завданнями відділу є :

         2.1.1. Реалізація державної політики у сфері архівної справи і діловодства в місті.

2.1.2. Координація діяльності та здійснення контролю, в межах своєї компетенції, за архівною справою і діловодством у міській раді та її структурних підрозділах, підприємствах, установах, організаціях міста.

         2.1.3. Забезпечення дотримання законодавства України про Національний архівний фонд та архівні установи.

         2.1.4. Забезпечення поповнення Національного архівного фонду документами, а також ведення обліку, зберігання та використання інформації, що міститься в них.

         2.1.5.  Приймання від структурних підрозділів міської ради та зберігання архівних документів з різними видами матеріальних носіїв інформації.

         2.1.6. Контроль разом із загальним відділом міської ради за станом зберігання та правильністю оформлення документів у структурних підрозділах міської ради.

         2.1.7.  Участь у складанні та погодженні зведеної номенклатури справ у міській раді, перевірка відповідності формування документів у справи згідно із затвердженою номенклатурою.

         2.1.8.  Організація та забезпечення роботи експертної комісії.

         2.1.9. Проведення попередньої експертизи цінності документів, що знаходяться на зберіганні, складання та подання на розгляд експертної комісії міської ради проектів описів справ постійного зберігання, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання, описів справ з особового складу та актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду.

         2.1.10. Створення та вдосконалення довідкового апарату до архівних документів.

         2.1.11. Організація користування архівними документами, надання архівних довідок, копій, витягів з документів юридичним і фізичним особам у встановленому законодавством порядку.

         2.1.12. Участь у заходах з підвищення фахової кваліфікації працівників міської ради та її структурних підрозділів, які відповідають за роботу з документами.

         2.1.13. Прийом громадян, розгляд звернень, які входять до компетенції відділу.

         2.2. Відповідно до покладених завдань відділ виконує такі функції:

2.2.1. Складає і за погодження з державним архівом Івано-Франківської області подає на затвердження міському голові плани розвитку архівної справи в місті, забезпечує їх виконання.

         2.2.2. Забезпечує облік, зберігання і охорону:

         - документів Національного архівного фонду, створених за час діяльності державних органів, підприємств, установ та організацій, а також тих, що діяли раніше на території міста;

         - документів, переданих у встановленому законом порядку на постійне чи тимчасове зберігання підприємствами, установами, організаціями незалежно від форм  власності;

         - документів Національного архівного фонду, створених в процесі діяльності профспілкових, кооперативних, творчих та інших об’єднань громадян;

         - облікових документів і довідкового апарату до документів;

         2.2.3. Організовує роботу щодо внесення документів до Національного архівного фонду або вилучення з нього документів, які є джерелами комплектування відділу.

         2.2.4. Складає і за погодженням з державним архівом Івано-Франківської області подає на затвердження міському голові список підприємств, установ і організацій, документи яких підлягають зберіганню у відділі та готує пропозиції щодо його уточнення.

         2.2.5. Приймає для зберігання документи Національного архівного фонду від структурних підрозділів міської ради, підприємств, установ і організацій міста, а також підприємств, установ та організацій, що ліквідуються без визначення правонаступників.

         2.2.6. Приймає відповідно до поставлених Правил від структурних підрозділів міської ради, підприємств, установ та організацій документи  з паперовими носіями інформації в упорядкованому стані через два роки після завершення їх ведення.

         Науково-технічна документація передається до архіву у порядку встановленому державними стандартами України.

         Аудіовізуальні документи передаються до архіву одразу після завершення їх виробництва.

2.2.7. Контролює та перевіряє ведення діловодства у структурних підрозділах міської ради, на підприємствах, в установах і організаціях міста, умови зберігання документів у них, а також надає методичну допомогу у системі діловодства.

         2.2.8. Інформує міського голову, державний архів Івано-Франківської області про факти втрати, знищення, пошкодження архівних документів, інші порушення законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.

         2.2.9. Веде зведений облік архівних документів, що зберігають органи, підприємства, установи і організації міста – які є джерелами комплектування відділу та документів Національного архівного фонду,  що належать громадянам, а також подає відомості про них державному архіву Івано-Франківської області.

         2.2.10. Організовує надання, на договірних засадах, послуг підприємствам, установам та організаціям міста з науково-технічного опрацювання документів та використання цієї інформації.

         2.2.11. Передає за угодою до державного архіву Івано-Франківської  області у визначені ним терміни документи Національного архівного фонду та довідковий апарат до них для постійного зберігання.

2.2.12. Створює і удосконалює довідковий апарат до документів Національного архівного фонду,що зберігаються у відділі.

         2.2.13. Інформує міську раду та її структурні підрозділи, підприємства, установи і організації про склад і зміст документів, що зберігаються у відділі, надає документи національного архівного фонду для користування, фізичним та юридичним особам.

         2.2.14. Видає архівні довідки, копії та витяги з документів, що зберігаються у відділі, а також довідки громадянам соціально-правового характеру, у тому числі і на договірних засадах.

         2.2.15. Вивчає, узагальнює і поширює досвід роботи архівних установ.

 

 

3. Права

 

Відділ має право:

         3.1. Вимагати від структурних підрозділів міської ради передавання на зберігання документів, оформлених згідно з чинним законодавством.

         3.2. Повертати структурним підрозділам міської ради на доопрацювання документи, оформлені з порушенням встановлених вимог.

         3.3. Надавати структурним підрозділам міської ради, підприємствам, установам, організаціям міста рекомендації з питань, що входять до компетенції архіву.

         3.4. Запитувати від структурних підрозділів міської ради відомості, необхідні для роботи.

         3.5. Інформувати керівництво міської ради про стан роботи з документами та вносити пропозиції щодо їх поліпшення.

         3.6. Брати участь у засіданнях колегіальних органів, нарадах, що проводяться у міській раді та її виконавчому комітеті.

         3.7. Надавати фізичним та юридичним особам платні послуги з використанням відомостей, що містяться в архівних документах.

         3.8. Виконувати на платній основі роботи, пов’язані з науково-технічним опрацюванням і забезпеченням збереженості архівних документів, що є власністю держави, територіальної громади, фізичних і юридичних осіб, проводити іншу, незаборонену законом діяльність з архівної справи і діловодства.

         3.9. Порушувати в установленому порядку питання про притягнення до відповідальності працівників архівних підрозділів підприємств, установ та організацій, користувачів документами Національного архівного фонду та інших осіб, винних у недотриманні законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, та про відшкодування ними шкоди, завданої власнику документів Національного архівного фонду або уповноваженій ним особі.

         3.10. Обмежувати у випадках передбачених законодавством доступ до документів Національного архівного фонду, що зберігаються у відділі.

         3.11. Скликати наради з питань, що належать до його компетенції.

         3.12. З метою виконання завдань передбачених даним положенням на обробку персональних даних осіб, інформація про яким міститься в архівних документах.

         3.13. Взаємодіяти, у  процесі виконання покладених на нього завдань, з іншими виконавчими органами міської ради, а також підприємствами, установами, організаціями та об’єднаннями громадян.

 

4. Керівництво відділу

 

         4.1. Відділ очолює начальник архівного відділу міської ради (далі – Начальник відділу), який призначається, на посаду на конкурсній основі чи за іншою процедурою, передбаченою законодавством України, і звільняється з посади міським головою.

         На посаду начальника відділу призначається особа з вищою освітою за освітньо-кваліфікаційним рівнем спеціаліста, магістра. Стаж роботи на державній службі або службі в органах місцевого самоврядування на посаді головного спеціаліста не менше 3 років або стаж роботи в інших сферах не менше 5 років.

         4.2. Начальник відділу безпосередньо підпорядкований керуючому справи виконавчого комітету міської ради.

         4.3. Начальник  відділу відповідно до покладених на нього обов’язків:

         4.3.1. Здійснює керівництво відділом.

         4.3.2. Забезпечує підготовку проектів рішень міської ради та її виконавчого комітету.

         4.3.3. Готує посадові інструкції, розподіляє обов’язки між працівниками відділу, контролює їх роботу, сприяє підвищенню їх кваліфікації.

         4.3.4. Забезпечує взаємодію відділу з іншими виконавчими органами міської ради.

         4.3.5. Несе в установленому законодавством порядку відповідальність за виконання чи неналежне виконання відділом покладених на нього завдань.

         4.3.6. Начальник відділу має право вносити пропозиції керівництву міської ради та її виконавчому комітету щодо удосконалення роботи відділу, а також пропозиції про застосування заохочення або стягнень до працівників відділу. 

         4.3.7. Здійснює інші повноваження відповідно до цього Положення, а також покладених на нього завдань окремими рішеннями міської ради, її виконавчого комітету, розпорядженнями та дорученнями міського голови.

         4.4. Начальник Відділу несе персональну відповідальність за:

         4.4.1. Виконання покладених на Відділ завдань і здійснення ним своїх функціональних обов’язків відповідно до цього Положення.

         4.4.2. Відповідність прийнятих ним рішень вимогам чинного законодавства.

         4.4.3. Виконання рішень Коломийської міської ради та її виконавчого комітету, розпоряджень та доручень Коломийського міського голови.

         4.4.4. Своєчасну і достовірну подачу інформації та звітів, що входять до компетенції Відділу, стан діловодства.

 

5. Заключні положення

        

5.1. Структуру, граничну чисельність відділу затверджує міська рада, штатний розпис та витрати на його утримання затверджує міський голова.

         5.2. Утворення, реорганізація та ліквідація відділу є виключно компетенцією міської ради.

         5.3. Оплата праці працівників відділу здійснюються згідно з чинним законодавством за рахунок міського бюджету.




Різне

ПРОВЕДЕННЯ ГРОМАДСЬКИХ СЛУХАНЬ ЩОДО ВСТАНОВЛЕННЯ ТАРИФІВ НА ПЕРЕВЕЗЕННЯ ПАСАЖИРІВ У МІСЬКОМУ СПОЛУЧЕННІ

Детальніше

ПРОВЕДЕННЯ ГРОМАДСЬКИХ СЛУХАНЬ ЩОДО ЗАТВЕРДЖЕННЯ ПОРЯДКУ РОЗМІЩЕННЯ ТИМЧАСОВИХ СПОРУД ПІД ЧАС ПРОВЕДЕННЯ ЯРМАРКІВ, ДЕРЖАВНИХ ТА МІСЦЕВИХ ЗАХОДІВ У МІСТІ КОЛОМИЇ

Детальніше

ПРОВЕДЕННЯ ГРОМАДСЬКИХ СЛУХАНЬ ЩОДО ВРАХУВАННЯ ГРОМАДСЬКИХ ІНТЕРЕСІВ ПІД ЧАС РОЗРОБЛЕННЯ ПРОЕКТІВ МІСТОБУДІВНОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ НА МІСЦЕВОМУ РІВНІ

Детальніше

Проекти рішень 18 сесії Коломийської міської ради сьомого демократичного скликання

Детальніше

Порядок денний та проекти рішень виконавчого комітету Коломийської міської ради 28.02.2017р.

Детальніше

ГРОМАДСЬКИЙ БЮДЖЕТ

Коломия

Подати та переглянути петиції

 

Розгляд петицій надісланих Коломийській міській раді

ОФІЦІЙНИЙ ПОРТАЛ ПУБЛІЧНИХ КОШТІВ

 

ВИКОРИСТАННЯ ПУБЛІЧНИХ КОШТІВ

відкритий бюджет міста Коломиї

Децентралізація влади

 

...

про субсидії

ЗОНУВАННЯ ТЕРИТОРІЇ М. КОЛОМИЯ
...

...
...
ФОРУМ

детально


 

 

 

         



Розробник: ЗАТ "Софтлайн" © Веб-портал органів державної влади та органів місцевого самоврядування Івано-Франківської області